Datenschutzordnung im Sportverein Panne
Bracht 1979 e.V.
Präambel
Panne Bracht 1979 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die
Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu
erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der
Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht
automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.
Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an
Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien
von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis
der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der
Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname,
Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum
des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit,
Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und
Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren
Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der
Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur
Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass,
Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten
werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein
zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen,
Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb
öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf
Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der
Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen
Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort
Allgemeine Verwaltung (alt: z.B. dem
Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht
etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass
Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die
Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die
Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die
jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere
Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der
betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die
Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur
Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die
Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu
beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen,
Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied,
welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung
abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach
der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen
vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen
Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die
nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren
private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter),
sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der
Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung
obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die
benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein
interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der
Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu
übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen
Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein.
Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und
den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung
der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die
Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der
ausdrücklichen Genehmigung des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit. Für den
Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften
Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Ressortleiter
Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters
Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den
Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach
§ 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese
Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im
Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige
Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und
insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln,
wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins
am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des
Vereins in Kraft.